16. marraskuuta 2015

Tiedote huoltajille

Tänään tuli koululta kolme erilaista viestiä. Rehtori lähestyi otsikolla "Tiedote huoltajille", liikunnanopettaja otsikolla "Sisäpelikengät kiertoon" ja oma opettaja otsikolla "Perjantaina Sibelius-konserttiin". Tällä kertaa liikunnanopettajat saivat otsikoinnista kymppi miikan, oma opettaja kahdeksikon ja rehtori nelosen. Kaikki viestit ovat tiedotteita huoltajille, oman opettajan otsikosta arvasi, että perjantain aikatauluissa on jotain poikkeuksellista, mutta liikunnanopettajat saivat otsikkoon lähes kaiken oleellisen.

Liikunnanopettajat halusivat tarjota vanhemmille mahdollisuuden hankkiutua eroon lastensa liian pieniksi jääneistä sisäpelikengistä. Otsikon perusteella arvasin sen, mutta ihan täysin yksikäsitteinen se ei ole. En kyllä tässä keksi parempaakaan muotoilua. Yhtä kaikki, kun viesti on kerran luettu, sitä ei tarvitse toistamiseen avata. Joku määräaika oli annettuna, mutta veikkaan, että kyllä ne kengät vielä senkin jälkeen koululle kelpaavat.

Oman opettajan viestissä ongelmallista on se, että otsikosta ei käy ilmi, minä perjantaina sinne konserttiin mennään, monelta pitää olla koululla ja monelta päivä päättyy. Jos nämä tiedot täytyy tarkistaa, viesti on avattava uusiksi. Opettaja itsekin käyttää kotonaan puhelinta tai tablettia viestien lukemiseen ja tietää oikein hyvin, miten tahmeaa niiden käyttö on. Otsikot kuitenkin näkyvät sähköpostissa, joka toimii pienissäkin laitteissa yleensä moitteetta. Siispä, seuraavalla otsikko voisi olla "PE 20.11. koulua 8.45-13 (retkipäivä)". Retkikohteen ja muut vanhemmille irrelevantit asiat voi sitten jättää viestin runkoon. Lapsi kertoo ne kyllä itsekin ja toivottavasti muistaa, että kielten tunnit ovat retkestä huolimatta normaalisti.

Rehtorin viestissä oli paljon asiaa ja otsikko ala-arvoinen. Yhden sijasta olisikin pitänyt lähettää kolme eri viestiä: "Tänään hiljainen hetki 13.11. vuoksi", "Heijastimet ja pyörien valot kuntoon!" ja "Saattoliikenne xxx- ja yyykaduille, EI pihaan". Sitä helposti ajattelee, että on parempi lähettää yksi pitkä tiedote kuin monta pientä. Näinhän se oli silloin, kun tiedotteet olivat vielä paperilappusia repun pohjalla. Sähköiset viestit toimivat toisin. Viestejä luetaan nopeasti, kun ne tulevat. Pitkistä viesteistä jää osa, yleensä loppupuoli kokonaan lukematta. Siksi viestit pitää rakentaa niin, että otsikko on samalla tiivistelmä, oleellisimmat asiat ovat alussa ja loppupuolelta viestiä löytyy tarkempaa tietoa.

Miten minä sitten kerkesin näin tarkasti viestit lukea ja vieläpä analysoida? Istuin pissatusvuorolaisen tuuraajana taitoluistelukaukalon reunalla eikä ollut parempaakaan tekemistä. Kun nyt taaksepäin selasin, löytyi sentään yksi täyden kympin otsikointi: "K & K: Joulukirppis & myyjäiset su 22.11. klo 10-13". Tiedotteen oli laatinut vanhempainyhdistys. Mikä oli todistettava.

Samalla selaamisella löysin myös selityksen sille, miksi meiltä oli mennyt vanhempainilta ihan ohi. Samassa viestissä oli ensin kuvaus luokan retkestä ja ihan viestin lopussa kutsu vanhempainiltaan. Jonkinlaisen muistijäljen se oli jättänyt, mutta kun olin tarkistanut, silmät osuivat vissiin edelliseen viestiin, jossa oli kutsu vanhempainyhdistyksen vuosikokoukseen ja olin kai ajatellut, että sehän se oli ja sinne en ole menossa. Tämä demonstroikin sitä, miksi yhteen viestiin pitää laittaa vain yksi asia. Huutomerkkejä ei tarvita, mutta päivämäärät, viikonpäivien lyhenteet ja kellonajat ovat kivoja.

Mietin, listaisinko tähän sudenpennuilleni syksyn mittaan lähettämieni viestien otsikot, mutta ehkäpä joku innokas lukija analysoi puolestaan ne.

4 kommenttia:

  1. Retkipäiväotsikointiin vielä tieto, jos retki tehdään kirkkoon ja kaikki eivät lähde mukaan. Minulle nimittäin tuli juuri tänään viesti otsikolla "Retkipäivä" ja vasta tekstistä ilmeni että lapseni ei siis ole lähdössä tälle retkelle. Muuten aivan loistava postausijainti, kiitos!

    VastaaPoista
  2. Retkikohde vielä mielellään otsikkoon, jos se on kirkko tms. joka ei kaikkia oppilaita koske. Juuri tänään sain viestin, joka oli otsikoitu "retki" ja vasta viestin avaamalla ilmeni ettei lapseni ole tälle retkelle lähdössä. Muuten loistava postausijainti, kiitos!

    VastaaPoista
  3. Saman voi ilmoittaa vanhemmille! Mulla on useita vanhempia, jotka aina laittavat otsikoksi Hei! Niitä on kiva sitten availla jälkikäteen, kun ei muista, milloin mikäkin viesti on lähetetty.

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. Uskon! Koululaisten vanhemmissa on takuulla hyvin monenlaisilla viestintätaidoilla varustettua sakkia ja suuri osa porukasta ei ole käynyt edes lukiota.

      Sähköisten viestintävälineiden käyttö onkin sellainen kansalaistaito, mitä tulee opettaa jo peruskoulussa, jotta se tavoittaa koko ikäluokan. Äidinkielen opettajat ovat tässä avainase!. Tulokset näkyvätkin sitten vanhempien lähettämissä viesteissä joskus 20 vuoden kuluttua.

      Poista